工商行政管理局是政府主管市場監督管理和行政執法的職能部門，主管工商企業和從事生產經營活動的事業單位、社會團體、公民個人的登記注冊工作。特別是近幾年，隨著我國社會主義市場經濟的逐步完善，市場經濟活動空前活躍，每年注冊、歇業、變更的企業越來越多，對企業檔案的管理已經成為工商日常工作的一個重要組成部分。
　　在與各級工商用戶的接觸中，我們了解到很多單位都進行了機構改革、人員精簡，但與之相對應的是檔案數量的增加；庫存檔案少則幾百卷、多則幾千卷上萬卷；人少了，而工作量在增加，如果不采用先進的文檔管理方式、提高工作效率，就無法完成對企業工商檔案完善的管理；所以，伴隨辦公自動化程度的提高，如何提高檔案工作的效率，更好的發揮檔案資料的作用以提高服務質量，已成為擺在工商領導者面前的重要課題。

　　存在的一些情況

　　1、工商企業數據庫只能提供"企業名稱"、"法人代表"等打印在營業執照上的簡單信息，遠遠不能滿足各界對企業檔案信息更有深度和廣度的需要。
　　2、大量的企業檔案信息仍然存在于各式各樣的紙張文件中。
　　3、檔案移交問題：檔案保存一定年限后要移交檔案館，而移交前檔案的整理和各種目錄準備工作也比較煩瑣，特別是檔案移交后查檔就更加不便。
　　4、辦公自動化系統的要求：現在很多單位進行辦公自動化建設，如何完善和豐富 OA 系統，使其真正成為包括各種重要信息的自動化系統，就必須考慮如何將紙張的歷史檔案和科技資料與OA系統結合，進行計算機管理和調閱。
　　5、檔案存儲空間不足：在我們接觸的客戶中就有檔案量很大，庫房不足，但檔案又不能銷毀的情況。解決日益增長的檔案數量與儲存空間不足的問題已經非常迫切。
　　6、檔案文件安全性問題：每份檔案都是珍貴的原始資料，特別是對于比較陳舊的資料，其歷史價值更大，但是每次調閱對原件均會造成一定的損害，如果遇上自然災害（如水災、火災、蟲災、自然風化等）或人為因素（如盜竊、涂改、撕毀等），將造成無法挽回的損失，如果因此而將檔案束之高閣，便又失去了檔案的自身參考價值。

　　效益分析

　　根據自身情況，建議采取工商局企業檔案資料電子化方案，基本可以解決目前檔案管理存在的一些問題，如：

　　1、解決檔案資料查找困難的問題：將數影儀拍攝的企業檔案文檔電子影像保存于光盤，在計算機上調閱，使查閱方便性大大提高。
　　2、解決檔案移交問題：所有檔案已經保存在光盤上，檔案移交后，有光盤作為備份，作到沒有后顧之憂。
　　3、符合辦公自動化系統的要求：將歷史紙張檔案經數影儀拍攝后變成了電子影像，可以上網進行網絡調閱，解決大量歷史紙張檔案與 OA 系統的結合。
　　4、解決檔案存儲空間不足問題：每張光盤可以存儲 1.5 萬張 A4 紙左右，節省 99.5%的空間，原稿可以打包到遠郊存放；還可以考慮銷毀原件，極大節省空間。
　　5、解決檔案文件安全性問題：光盤上的檔案資料，可以多次讀取而不接觸原件，可以充分保證原件安全性，每套光盤檔案都有備份，可以異地保存，遇上自然或人為災害（如水災、火災）也保證檔案信息不丟失。